仕事や勉強、作業やタスクの効率を上げよう！と考えると、真っ先に出てくるToDoリスト（やることリスト）。
ちゃんとしたやり方で行えば大きな効果があります。
ですが、僕は1番最初、その正しい方法を調べずに始めて、効果を感じるどころか自己嫌悪になって挫折してしまいました。
当時は、無計画にただやることを並べただけでした。
大事な要件などは忘れにくくなってはいましたが、やりたいことが全然できず、やれなかったリストみたいになっていたんです。
今はちゃんと活用し、しっかりと叶えたい未来へと前進できています。
あなたには昔の僕のように時間をムダにしてほしくないので、ここで解説させていただきます。
目次
ToDoリストの３つのメリット
おおまかにToDoリストを作る３つのメリットを説明しますね。
- 抜け漏れがなくなる
- 優先順位がわかる
- いちいち迷わない
１．抜け漏れがなくなる
実際に動き始める前にやることを書き出すので、忘れたり、モレを防ぐことができます。
作業に集中するとつい忘れてしまうことは少なくありませんよね。
２．優先順位がわかる
やることをリストアップして実際に目で見ることで、優先順位もわかり、スケジュールが立てやすくなります。
３．いちいち迷わない
一旦スケジュールにしてしまえば、「次って何をやるんだっけ？」と迷うこともなくなります。
この迷いの時間も積み重なるととんでもない時間を浪費していることになります。
気づいたときは、ゾッとしました。
ToDoリストの作り方の4ステップ
確実にタスクをこなして、目標に近づくためのToDoリストの作り方を４つのステップにまとめました。
- リストアップ
- ジャンルに分ける
- 優先順位をつける
- しめきりを決める
１．リストアップ
まずはやるべきこと、やりたいことを全て書き出します。
できる限り、頭の中にあることをすべてリストアップしましょう。
必要なら細かい手順も一緒に書いておきます。
何をいつするかは後のステップで決めていきます。
２．ジャンルに分ける
次はジャンル分けです。
たとえば、仕事、家事、育児、その他、とか。
それぞれのジャンル、カテゴリーにそれぞれの具体的な作業内容や用件を振り分けます。
３．優先順位をつける
ジャンルやカテゴリーに分けたら、優先順位をハッキリさせます。
優先順位をつけるためには、緊急度と重要度の2つで分類する「時間管理マトリクス」が使いやすいです。
１．緊急度が高く、重要度が高い
２．緊急度が低く、重要度が高い
３．緊急度が高く、重要度が低い
４．緊急度が低く、重要度が低い
この４つに各作業やタスクを振り分けてみましょう。
(↓こちらで詳しく説明しています）
https://note.com/embed/notes/na2715bed5449
４．しめきりを決める
最後に、各タスクをいつまでの終わらせるのかを決めます。
たとえば、今日のToDoリストであれば、もちろん今日中に終わらせなかればならりません。
今日する必要のないものを明日以降に回したり、残ったもので時間のしめきりがないものをいつまでに終わらせるか決めて、今日1日の計画を立てます。
常にフル回転、全力全速で行動できるのは非現実的なので、休憩や移動の時間なども考えてゆとりを作っておくことがポイントです。
ToDoリストの効果を最大にする３つのコツ
カンタンにToDoリストの作り方をお伝えしてきましたが、最後により効果を上げるコツもお伝えしますね。
〇細かくステップにする
ToDoリストに入れるタスクは、できる限り細かくしておくことで、とりかかりに迷わずスムーズにスタートできます。
さらに記録を残すことで、何がどれくらいで完了するのかを細かく把握することができます。
〇見直し、振り返りをする
見直しをすることでToDoリストの質を上げていけます。
見積もった時間や優先順位は正しかったか、ちゃんと進んでいるかを振り返ることは大切です。
〇いつでもすぐに見られるもので作る
せっかく作ったToDoリストも使わないと意味がありません。
何度も見ることで、スムーズにタスクを進めていきます。
次はこれだったはず、とか抜けや漏れを防ぐためにもいつでもすぐに確認できるもので作りましょう。
メモ帳だけでなく、Googleカレンダーなども便利です。
専用のアプリも多いので、自分に合ったものを選びましょう。
ToDoリストを毎日作るって、最初は面倒かもしれませんが、慣れると労力も時間も少なくて済み、内容もどんどん精度が高く作れるようになります。
今では、先に作っておかないと気持ち悪いくらいになってます。
そうなると確実に叶えたい未来に向かって前進していることがハッキリと実感できるはずです。
習慣になるくらいにやっていくのが本当にオススメです(^^♪
